In vacanza ma sempre col telefono in mano? Il problema è l’organizzazione aziendale
CommentiNell’immaginario aziendale la vacanza dovrebbe coincidere con la disconnessione totale: telefono spento, posta elettronica ignorata e lavoro dimenticato per qualche settimana. Nella realtà delle piccole e medie imprese, però, questo scenario è spesso difficile da realizzare.
Il problema non riguarda soltanto l’imprenditore. Nelle PMI esistono generalmente pochi manager o responsabili intermedi e su ciascuno di loro si concentra una parte rilevante dell’operatività: il responsabile commerciale conosce clienti, trattative e condizioni applicate; quello amministrativo controlla pagamenti e scadenze; quello di produzione governa commesse, priorità e imprevisti; quello del personale gestisce assenze, conflitti e sostituzioni. Quando una di queste persone parte per le ferie, rischia di portare con sé un pezzo dell’azienda.
È una condizione comprensibile. Le PMI non dispongono normalmente delle strutture, delle funzioni e delle ridondanze organizzative delle grandi imprese. Se un responsabile manca, non sempre esiste qualcuno con competenze equivalenti che possa sostituirlo. Inoltre, durante il periodo estivo, è probabile che siano assenti contemporaneamente anche altri collaboratori. I disequilibri operativi diventano quindi quasi inevitabili. Occorre però evitare due estremi: il primo è fingere di potersi disconnettere completamente quando l’organizzazione non è pronta; il secondo è trascorrere le ferie controllando continuamente messaggi, ordini, incassi, consegne e attività dei colleghi. Nel primo caso si parte con l’ansia; nel secondo si torna più stanchi di prima.
La soluzione non è portare tutta l’azienda in vacanza, ma stabilire in anticipo quanta azienda sia davvero necessario portarsi dietro.
Il punto di partenza è distinguere le vere emergenze dalle normali difficoltà operative. Un grave infortunio, il blocco della produzione o il rischio concreto di perdere un cliente strategico possono richiedere il coinvolgimento dell’imprenditore o del responsabile assente. Un preventivo da correggere, una lamentela gestibile o una variazione ordinaria nella programmazione non dovrebbero invece interrompere una giornata di ferie. Nelle PMI, tuttavia, tutto viene spesso classificato come urgente. Non necessariamente perché lo sia, ma perché informazioni, competenze e potere decisionale sono concentrati nelle mani di poche persone. Il collaboratore chiama il responsabile non sempre perché non sappia che cosa fare, ma perché non si sente autorizzato a decidere o teme le conseguenze di un eventuale errore.
Se ogni sbaglio viene trasformato in un processo, le persone imparano rapidamente che la scelta più prudente è non assumersi responsabilità. Si crea così un paradosso: l’imprenditore e i manager lamentano di essere continuamente disturbati, ma nello stesso tempo alimentano comportamenti che rendono indispensabile il loro intervento.
Prima delle ferie, quindi, non basta dire: “Chiamatemi solo se è necessario”. Bisogna definire che cosa significhi “necessario”, indicare chi può prendere determinate decisioni e fissare eventuali limiti economici e operativi. Il commerciale potrebbe autorizzare sconti entro una percentuale prestabilita; l’amministrazione effettuare i pagamenti già programmati; la produzione modificare le priorità delle commesse sulla base di criteri condivisi. Non occorre trasferire ogni potere, ma rendere gestibili le decisioni più frequenti.
La delega generica produce confusione. La delega accompagnata da confini, informazioni e responsabilità produce autonomia.
Anche la reperibilità dovrebbe diventare una procedura. Se non è possibile staccare completamente, si può prevedere una finestra limitata: mezz’ora al mattino oppure un aggiornamento sintetico a fine giornata. Al di fuori di quel momento, il contatto dovrebbe essere riservato esclusivamente alle emergenze definite prima della partenza. È molto diverso controllare volontariamente l’azienda una volta al giorno dal vivere con il telefono sul tavolo aspettando la prossima notifica. Nel primo caso si governa la reperibilità; nel secondo se ne diventa prigionieri.
Per ogni funzione dovrebbe inoltre essere individuato un sostituto temporaneo. Non necessariamente una persona capace di svolgere perfettamente tutto il lavoro del responsabile, ma qualcuno che sappia accedere alle informazioni essenziali, gestire le attività ordinarie e comprendere quando sia realmente necessario chiedere aiuto. Se soltanto una persona conosce una password, una procedura, una condizione commerciale o lo stato di una commessa, quella conoscenza non rappresenta più una competenza individuale: diventa un rischio aziendale.
Le ferie si trasformano così in un test organizzativo. Mostrano dove mancano procedure, quali informazioni sono custodite da una sola persona, quali collaboratori possiedono autonomia e quali decisioni continuano ad avere bisogno dell’approvazione del capo o del responsabile. Ogni telefonata ricevuta durante le vacanze dovrebbe quindi generare, al rientro, una domanda: perché è stato necessario coinvolgermi? Mancava una regola, una competenza, un’informazione, un sostituto oppure la fiducia necessaria per decidere? L’obiettivo non è costruire un’azienda nella quale l’imprenditore e i responsabili non servano più. È costruirne una nella quale non siano indispensabili per ogni singolo passaggio. Essere importanti è il risultato della leadership. Essere continuamente necessari è spesso il sintomo di una debolezza organizzativa.
C’è infine un aspetto che riguarda tanto l’imprenditore quanto i manager. Talvolta non è soltanto l’azienda a impedire loro di staccare: sono loro a non volerlo fare. Controllare continuamente restituisce una sensazione di utilità e di dominio. Lasciare decidere gli altri significa accettare che possano utilizzare metodi differenti e commettere qualche errore. Senza questa disponibilità non esiste una vera delega: esiste soltanto una distribuzione dei compiti, mentre informazioni e potere restano concentrati nelle mani delle stesse persone.
Le vacanze non devono diventare un esame di purezza digitale. Se le condizioni aziendali richiedono una presenza minima, è meglio organizzarla con realismo che promettere una disconnessione impossibile. Ma quella presenza deve essere circoscritta, programmata e progressivamente ridotta. La vera efficienza di una PMI non si misura soltanto quando l’imprenditore e i suoi responsabili sono al lavoro. Si misura soprattutto quando possono assentarsi senza che tutto si fermi e senza essere costretti a continuare a dirigere l’azienda da sotto l’ombrellone.
