Al posto di aggiungere, sottraete. Una malattia di cui soffrono gran parte delle piccole imprese

Le piccole e medie imprese che vogliono scimmiottare, soprattutto perché influenzati dai fuffa-guru, le grandi organizzazioni soffrono di aggiuntivite: quella malattia che emerge nella stragrande maggioranza delle analisi organizzative per cui regole, procedure, comunicazioni, strumenti e ruoli non necessari sembrano crescere inesorabilmente, soffocando produttività e creatività

Un esempio vissuto personalmente mi ha portato a interfacciare una procedura molto utilizzata da un amministratore di azienda di pellami: questo imprenditore inviava sistematicamente e-mail contenente più di 1.000 parole con allegati di oltre 5.000 caratteri a 20 collaboratori, molti dei quali, sebbene funzionalmente non interessati alla procedura, ricevevano la posta in “copia conoscenza”. E non gli veniva in mente che la mail avrebbe potuto contenere almeno 500 parole in meno, l’allegato migliaia in meno e che almeno sette collaboratori potevano dedicare il tempo ad altro. Se avesse fatto questo lavoro di limatura avrebbe fatto risparmiare del tempo a persone che si trovano nel suo cono di attrito. Il cattivo attrito è una piaga che, nelle piccole realtà, mina la produttività e la creatività, fa lievitare i costi e frustra dipendenti, clienti e tutti i soggetti coinvolti

Ma chiediamoci, innanzitutto, perché le PMI sono afflitte dall’aggiuntivite.

In base all’esperienza ritengo che esistano tre forze in grado di alimentare simili comportamenti. Come prima cosa, noi esseri umani siamo affitti dal “bias dell’aggiungere” credendo di migliorare le nostre organizzazioni o i nostri output. Non facciamo che chiederci “cosa posso aggiungere?” invece che “cosa posso eliminare?”. Quando chiedo, provocatoriamente, a qualche imprenditore qualche suggerimento per migliorare qualche procedura, solo pochi (neppure il 10%) propongono qualche ipotesi che preveda una sottrazione.

In secondo luogo esiste una cultura premiante basata su ciò che i propri collaboratori hanno saputo aggiungere: complimenti, denaro, vantaggi e stellette sulla giacca si concentrano su coloro che introducono nuove tecnologie, lanciano iniziative oppure costruiscono procedure complesse. Viceversa, chi è abbastanza saggio e disciplinato da evitare di aggiungere cose che non servono spesso non viene nemmeno notato, per non dire premiato. Questo sistema di incentivazione ci aiuta a capire perché, nonostante molti fra noi ritengano che gli altri dovrebbero impegnarsi a togliere piuttosto che ad aggiungere, opponiamo resistenza all’eliminazione dei nostri progetti preferiti o alla riduzione del budget che abbiamo a disposizione.

Infine, spesso gli imprenditori nelle pmi hanno una percezione limitata del loro “cono di attrito”, ovvero di quanto le loro azioni e decisioni pesino sulle spalle altrui per i loro deliri di onnipotenza. Si tratta di una specie di “cecità all’attrito”, che si spiega in parte col fatto che quando una persona si sente potente tende a concentrarsi maggiormente sui propri bisogni e desideri e meno sulle difficoltà e sui disagi degli altri (in particolare, se queste persone hanno meno potere di lei).

Cosa fare? Il primo passo è fare un’analisi organizzativa approfondita per identificare gli ostacoli che possono e devono essere rimossi. Il passo successivo è utilizzare “strumenti di sottrazione” per eliminare tali ostacoli o rendere difficile alle persone introdurli.

E a tal proposito le discipline manageriali propongono diversi ed efficaci strumenti di sottrazione come ad esempio la “regola della metà”. Chiediamo alle persone di un gruppo di lavoro di immaginare come potrebbero ridurrero ogni carico di lavoro del 50% come il numero di riunioni a cui partecipano, la lunghezza delle email che inviano, il numero di raccomandazioni richieste a chi chiede di essere assunto e il numero di strumenti di collaborazione digitale che vengono utilizzati.

Risultato? Le persone raramente tagliano del 50%, ma riducono effettivamente il loro carico di lavoro. Ma l’effetto recondito di questa analisi non è tanto legato al fatto che in tal modo si riesce ad invertire il decorso dell’aggiuntivite quanto piuttosto alla assunzione della consapevolezza di quali siano gli strumenti necessari per il controllo. Quelli sicuramente da aggiungere!