Licenziati in tronco? Come recuperare i dati della vostra mail aziendale

di Aurora Notarianni *

Al tempo del jobs act i licenziamenti sono in sensibile aumento. Spesso senza preavviso e con una vera e propria “mutilazione digitale” del lavoratore ovvero con l’impossibilità dello stesso di accedere al proprio pc sia fisicamente sia a causa della modifica delle credenziali. I lavoratori sono più sprovveduti oppure è cambiato il modo in cui il datore di lavoro esercita i suoi poteri di direttiva e controllo?

È certo che in moltissimi settori le informazioni passano attraverso il sistema di rete e gli strumenti informatici (internet e posta elettronica) in dotazione del lavoratore sono di pertinenza aziendale e la loro attribuzione è funzionale solo allo svolgimento delle mansioni.

La conoscenza e la conservazione dei dati è, però, un aspetto fondamentale del rapporto di lavoro tant’è che è oggi possibile affermare che la persona acquisisce una sua identità ed un suo profilo digitale anche sul lavoro. Occorre, quindi, adottare le necessarie misure di protezione per garantire il rispetto della dignità del lavoratore pur nel rispetto della riservatezza del datore di lavoro.

La tutela dei dati personali è garantita dall’art. 8 della Carta dei diritti fondamentali ed il lavoratore deve sapere che il pieno rispetto della dignità e della libertà è tra i principi in base ai quali si effettua il bilanciamento degli altri diritti, secondo quanto stabilito dalla Dichiarazione dei diritti in Internet presentata alla Camera lo scorso anno.

Innanzitutto, il lavoratore al momento della sottoscrizione del contratto di lavoro deve verificare come e da chi i dati relativi alla sua attività saranno raccolti e trattati, in modo tale da prestare un consenso effettivamente informato. La dichiarazione di consenso (quel “foglio aggiuntivo” che normalmente viene consegnato assieme alla lettera di assunzione) può prevedere, ad esempio, specifiche autorizzazioni ed anche la revoca automatica al momento della cessazione del rapporto, con obbligo a carico del datore di lavoro di restituire al lavoratore i dati raccolti che formano il suo profilo e la sua identità digitale.

Ma cosa accade oggi quando il lavoratore è licenziato in tronco ed invitato a consegnare gli strumenti di lavoro (pc e telefono) o, comunque, allontanato dalla sua postazione di lavoro? Si trova, immediatamente, estromesso dall’accesso ai suoi dati ed ai documenti affidati alla rete, a tutto ciò che appena un attimo prima era stato il suo bagaglio, il patrimonio della sua attività. Email ed accesso alla rete… non consentito… out… delete. Tutto svanito in un solo colpo con la cancellazione dal sistema di username e password. La memoria del povero lavoratore si sforza di trovare una strada nel vuoto assoluto di riferimenti. Che fare?

Lo sfortunato ricorda ordini di servizio, richieste, circolari, istruzioni, scambi di corrispondenza, programmi organizzativi, autorizzazioni… ma è impossibile ricostruire e soprattutto documentare e dimostrare che le affermazioni del datore di lavoro sulle base delle quali ha motivato il licenziamento non sono fondate.

Non resta allora che rivolgersi all’avvocato che, innanzitutto, contesta il licenziamento e per preparare la linea di difesa chiede per il lavoratore il ripristino dell’accesso ai dati, agli atti ed alla posta elettronica ovvero di ricevere copia della documentazione relativa all’attività svolta e al contesto aziendale. La risposta del datore di lavoro è quasi sempre negativa. La normativa non prevede la consegna dei documenti aziendali. Può e deve, tuttavia, essere interpretata nel rispetto della Carta Costituzionale (art. 24) in modo da garantire il diritto di difesa.

Il lavoratore dovrà rivolgersi al giudice che potrà ordinare l’esibizione dei documenti e l’accesso o la restituzione dei dati e valutare se il datore di lavoro ha rispettato le regole di correttezza e buona fede nell’esecuzione del contratto.

La giurisprudenza è concorde nell’affermare che il datore di lavoro deve consentire al lavoratore, per garantire il suo diritto di difesa, l’accesso a tutta la documentazione inerente l’attività svolta. Il diritto di difesa del lavoratore è, infatti, prevalente rispetto alle esigenze di riservatezza del datore di lavoro. Ed inoltre, la casella di posta elettronica protetta da password personalizzata rappresenta il domicilio informatico del lavoratore, garantito dall’art. 14 della Costituzione e dagli artt. 614 e 615 del codice penale.

C’è però una seconda strada: il lavoratore potrà rivolgere un ricorso all’Autorità garante per la protezione dei dati personali che ha dettato specifiche linee guida sull’utilizzo di Internet e della posta elettronica nell’ambito del rapporto di lavoro. L’Autorità garante riconosce, nei suoi provvedimenti, il diritto del lavoratore di accedere a tutti i dati personali che riguardano il suo rapporto di lavoro conservati nei dispositivi di cui aveva la disponibilità, di trasporre il loro contenuto su un supporto cartaceo o informatico e di effettuare la relativa cancellazione.

Infine, c’è anche una terza strada che potrebbe essere la prima ed evitare che sorga il problema. Adesso che nell’era digitale tutto va in rete, per evitare che vada anche in fumo il consiglio è quello di scaricare almeno una volta alla settimana la propria memoria digitale e conservarla su un supporto esterno. L’accesso ai propri dati attraverso il sistema è consentito in costanza di rapporto di lavoro con la conseguenza che non potrà essere ritenuta abusiva né illecita la conservazione di copia.

Il lavoratore avrà agito, in questo caso, con saggezza digitale ossia, come insegna lo scrittore Marc Prensky, utilizzando in modo prudente la tecnologia.

* Avvocato giuslavorista, attenta al diritto euro-unitario ed alla giurisprudenza delle Alte Corti, non trascuro la difesa nelle connesse materie di diritto penale. Dedico il mio impegno, negli organismi e nelle associazioni dell’avvocatura ed in altre non profit, per le azioni di genere e per la formazione e l’occupazione dei giovani e, più in generale, per la tutela dei diritti fondamentali. Nell’ultimo anno ho affrontato il tema dell’immigrazione con la Scuola Superiore dell’Avvocatura partecipando, quale componente senior, al gruppo di studio sul Progetto Lampedusa. La mia terra di nascita è la Calabria, la Sicilia quella di adozione. Vivo e lavoro a Messina ma adoro viaggiare.